07.12.2010

Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

Zur Aufbewahrung der mittels Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzählern erfassten Geschäftsvorfälle gilt nach einem neuen Erlass des Bundesfinanzministeriums unter anderem:Die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Unterlagen sind innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. Insbesondere müssen alle Einzeldaten, die steuerlich von Belang sind, einschließlich erstellter Rechnungen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder die ausschließliche Speicherung von Endsummen ist unzulässig. Auch das ausschließliche Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist unzulässig. Digitale Unterlagen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.Ist die komplette Speicherung aller steuerlich wichtigen Daten innerhalb des Geräts nicht möglich, sind die Daten auf einem externen Gerät unveränderbar und maschinell auswertbar zu speichern.Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen sind für jedes einzelne Gerät getrennt zu führen und aufzubewahren. Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungsanleitung, Programmieranleitung und alle weiteren Weisungen zur Programmierung des Geräts sind aufzuheben.Soweit mit Hilfe des Geräts unbare Geschäftsvorfälle erfasst werden, z.B. EC-Cash, elektronisches Lastschriftverfahren, muss ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge möglich sein.Erfüllt ein Gerät bauartbedingt nicht die neuen Anforderungen, kann es längstens bis zum 31.12.2016 eingesetzt werden. Technisch mögliche Software- und Speicheranpassungen sind aber durchzuführen



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Haftungshinweis:
Dieser Beitrag ist nach bestem Wissen zusammengestellt. Eine Haftung kann trotz sorgfältiger Bearbeitung nicht übernommen werden. Zu dem behandelten Thema wird gerne weitere Auskunft erteilt.


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