06.04.2011
Berechnung der Rückstellung zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Unternehmer müssen Geschäftsunterlagen meist zehn oder sechs Jahre lang aufbewahren. Für die Kosten der Aufbewahrung ist eine gewinnmindernde Rückstellung zu bilden. Ihre Höhe richtet sich nach den voraussichtlichen Einzelkosten und einem angemessenen Teil der Gemeinkosten. Zu berücksichtigen sein können z.B. die Einlagerung bzw. Digitalisierung und Speicherung, Raumkosten (Miete, AfA, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung, Strom; Kosten von Regalen und Schränken etc., anteilige Personalkosten z.B. für Hausmeister, Reinigungskräfte). Zur weiteren Berechnung führt der Bundesfinanzhof in einem neuen Urteil aus:Über die Höhe der Rückstellung entscheidet auch die Dauer der Aufbewahrungspflicht. Für am Bilanzstichtag vorhandene Unterlagen verbleiben unterschiedlich lange Aufbewahrungsfristen. Bei zehnjähriger Aufbewahrungsfrist ist z.B. ein Teil der Unterlagen noch zehn Jahre aufzubewahren, ein Teil neun Jahre, ein Teil acht Jahre usw., was eine durchschnittliche Aufbewahrungsfrist von 5,5 Jahren ergibt (gleiche Menge der Unterlagen in jedem Jahr unterstellt).Es sind nur die Kosten für die Unterlagen zu berücksichtigen, für die am Bilanzstichtag noch eine Aufbewahrungspflicht besteht. Künftige Kosten durch Aufbewahrung von Unterlagen entfallen zum Teil auf Unterlagen, die erst nach dem Bilanzstichtag entstehen und auszusortierende Unterlagen ersetzen werden. Insoweit ist keine Rückstellung zulässig.Soweit aufzubewahrende Unterlagen erst nach dem Bilanzstichtag entstehen, wie z.B. das Inventar und der Jahresabschluss, können die Kosten der künftigen Aufbewahrung ebenfalls nicht in die Rückstellung fließen. So wird der Jahresabschluss für das Jahr 2010 erst nach dem 31.12.2010 erstellt. Am Bilanzstichtag 31.12.2010 war er noch nicht vorhanden, es bestand für ihn noch keine Aufbewahrungspflicht.Eine mögliche Verlängerung der Aufbewahrungspflicht, z.B. infolge eines noch anhängigen Einspruchs, kann nur berücksichtigt werden, wenn sie am Bilanzstichtag schon absehbar ist.
Aufbewahrung
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Haftungshinweis:
Dieser Beitrag ist nach bestem Wissen zusammengestellt. Eine Haftung kann trotz sorgfältiger Bearbeitung nicht übernommen werden. Zu dem behandelten Thema wird gerne weitere Auskunft erteilt.
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