Nutzt ein Gesellschafter-Geschäftsführer einen betrieblichen Pkw seiner GmbH privat, besteht nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs eine betriebliche Veranlassung nur bei einer entsprechenden fremdüblichen Überlassungs- oder Nutzungsvereinbarung. Die ohne eine solche Vereinbarung erfolgende oder darüber hinausgehende oder einem ausdrücklichen Verbot widersprechende Nutzung ist hingegen durch das Gesellschaftsverhältnis zumindest mitveranlasst. Sie führt sowohl bei einem beherrschenden als auch bei einem nicht beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer zu einer verdeckten Gewinnausschüttung.
Wie die Finanzverwaltung in einem neuen Schreiben ausführt, kann eine Überlassungs- oder Nutzungsvereinbarung auch durch eine - ggf. vom schriftlichen Anstellungsvertrag abweichende - mündliche oder konkludente Vereinbarung zwischen der GmbH und dem Gesellschafter-Geschäftsführer erfolgen. Es muss dann entsprechend dieser Vereinbarung tatsächlich verfahren werden. Ein außen stehender Dritter muss zweifelsfrei erkennen können, dass der Pkw durch die GmbH auf Grund einer entgeltlichen Vereinbarung mit dem Gesellschafter überlassen wird.
Bei Überlassung des Pkw im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses muss die tatsächliche Durchführung der Vereinbarung - insbesondere durch zeitnahe Verbuchung des Lohnaufwands und Abführung der Lohnsteuer (und ggf. der Sozialversicherungsbeiträge) - durch die GmbH nachgewiesen sein. Erfolgt die Überlassung stattdessen im Rahmen eines entgeltlichen Überlassungsvertrags, muss auch hier die Durchführung der Vereinbarung - etwa durch die zeitnahe Belastung des Verrechnungskontos des Gesellschafter-Geschäftsführers - dokumentiert sein.