Angehörigen bestimmter Berufe wie Steuerberatern, Rechtsanwälten, Notaren, Ärzten usw. steht ein Auskunftsverweigerungsrecht darüber zu, was ihnen in dieser Eigenschaft anvertraut oder bekannt geworden ist. Insoweit sie eine Auskunft verweigern dürfen, gilt dies auch für die Vorlage von Urkunden. Dabei besteht, wie der Bundesfinanzhof entschieden hat, kein umfassendes Verweigerungsrecht, sondern nur ein jeweils auf die einzelne Urkunde bezogenes. Geschützt sind alle mandanten- bzw. patientenbezogenen Daten, insbesondere die Identität des Mandanten bzw. Patienten und die Tatsache seiner Beratung.
Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt grundsätzlich die Vorlage der zur Prüfung erforderlich erscheinenden Unterlagen in neutralisierter Form verlangen. Dies gilt auch, wenn Unterlagen mit Hilfe der elektronischen Datenverarbeitung erstellt werden. Dabei gilt für den Datenzugriff nach einer Verfügung des Bayerischen Landesamts für Steuern u.a. Folgendes:
Enthalten Datenbestände – unabhängig ob in Papierform oder elektronisch – dem Auskünfte- und Vorlageverweigerungsrecht unterliegende Daten, obliegt es dem Berufsgeheimnisträger, durch entsprechende Maßnahmen eine geeignete Zugriffsbeschränkung sicherzustellen. Es liegt ausschließlich in seiner Entscheidung, welches Datenverarbeitungssystem er einsetzt und welche steuerlich relevanten Unterlagen er damit erstellt bzw. darin verarbeitet. Damit liegt es auch in seiner Verantwortung, das System so auszuwählen und einzusetzen, dass einerseits seine Geheimhaltungspflichten gewahrt sind und andererseits dem Finanzamt der Zugriff auf alle steuerlich relevanten Daten, die keinem Auskunftsverweigerungsrecht unterliegen, möglich ist.
Als Mittel der Anonymisierung kommen z.B. Zugriffsberechtigungskonzepte in Betracht, die eine hinreichende Datentrennung gewährleisten und mit eindeutigen Ordnungs- bzw. Identifikationsmerkmalen arbeiten, die keine Rückschlüsse auf die die Identität des Mandanten zulassen.
Nimmt ein Berufsgeheimnisträger in seiner Datenverarbeitung die für die Erfüllung seiner Verpflichtungen erforderliche Trennung seiner Daten nicht vor, kann das Finanzamt auf die Daten im vorliegenden Bestand zugreifen.