08.08.2012
Elektronische Rechnungen: Vereinfachungen
Die umsatzsteuerlichen Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen wurden durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 reduziert. Sie werden nun Papierrechnungen gleichgestellt. Die Finanzverwaltung hat das endgültige Schreiben veröffentlicht, in dem sie die einzelnen Voraussetzungen erläutert. Die Regelungen gelten ab dem 1.7.2011 für alle Rechnungen über Umsätze, die nach dem 30.6.2011 ausgeführt worden sind.
Allgemeine VoraussetzungenEine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Anders als bisher ist für die Übermittlung die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines EDI-Verfahrens nicht mehr erforderlich. Der Rechnungsaussteller ist – vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers (siehe unten) – frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt. Elektronische Rechnungen können z.B. per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) oder De-Mail, per Computer-Fax oder Faxserver, per Web-Download oder per EDI übermittelt werden. Eine von Standard-Telefax an Standard-Telefax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax übermittelte Rechnung gilt als Papierrechnung. Die Anforderungen an Papierrechnungen wurden nicht erhöht.
Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form; es muss nur Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. Die Zustimmung kann z.B. in Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder nachträglich erklärt werden, z.B. durch stillschweigende Billigung.
Echtheit und Unversehrtheit von RechnungenPapier- und elektronische Rechnungen werden ordnungsgemäß übermittelt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Sie sind auch inhaltlich ordnungsgemäß, wenn alle erforderlichen Angaben enthalten sind. Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gegeben, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden sind. Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist; Rechnungsdaten, die per EDI-Nachrichten, XML-Nachrichten oder durch andere strukturierte elektronische Nachrichtenformen übermittelt werden, sind erst nach einer Konvertierung lesbar.
Innerbetriebliche KontrollverfahrenWird bei Papier- und elektronischen Rechnungen keine qualifizierte elektronische Signatur verwendet oder die Rechnung per EDI-Verfahren übermittelt, muss die ordnungsgemäße Übermittlung durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet sein. Hierfür ist ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung erforderlich. Dieser Prüfpfad kann z. B. durch (manuellen) Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z.B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein oder Überweisung bzw. Zahlungsbeleg) geschaffen werden. Es werden den Unternehmen keine technischen Verfahren vorgegeben. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren und der verlässliche Prüfpfad unterliegen keiner gesonderten Dokumentationspflicht. Allerdings ist der Unternehmer nach wie vor verpflichtet, die Voraussetzungen des geltend gemachten Vorsteuerabzugs nachzuweisen. Bei inhaltlich zutreffenden Rechnungsangaben (insbesondere Leistung, Entgelt, leistender Unternehmer und Zahlungsempfänger) wird angenommen, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind.
Hinweis: Irrtümliche mehrfache elektronische Übermittlungen führen nicht dazu, dass die Umsatzsteuer mehrfach geschuldet wird.
Gutschriften u.a.Das Ausgeführte gilt entsprechend für Gutschriften und für Anzahlungsrechnungen. Wird eine Gutschrift ausgestellt, ist der leistende Unternehmer als Gutschriftsempfänger zur Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens verpflichtet.
elektronische Rechnung
Vereinfachung
1.7.2011
innerbetriebliches Kontrollverfahren
Prüfpfad
BMF v. 2.7.2012, IV D 2 - S 7287-a/09/10004 :003, DB 2012 S. 1540
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