Nach Ablauf des Jahres 2012 können Sie in der Regel folgende Unterlagen vernichten:
Alle bis einschließlich 2002 geführten Bücher, Jahresabschlüsse einschließlich Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnung, ggf. Anhang, Inventare einschließlich der Inventurunterlagen, wenn vor dem 1.1.2003 erstellt (letzte Eintragung vor dem 1.1.2003).
Für Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen gilt die gleiche Aufbewahrungsfrist wie für die zugehörigen Unterlagen, soweit zum Verständnis der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen erforderlich, z.B. für Kontenpläne, ggf. Hauptabschlussübersicht. Bei Speicherung durch EDV ist auch die gesamte Programm- und Systemdokumentation einschließlich Änderungen aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht bleibt auch bei Systemwechsel innerhalb der Aufbewahrungsfrist bestehen. Die Darstellbarkeit der Daten muss während der Frist gewährleistet sein.
Buchungsbelege, z.B. Rechnungen, soweit sie vor dem 1.1.2003 erstellt oder entstanden sind. Umsatzsteuerlich gilt eine besondere Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Rechnungen und Doppel abgesandter Rechnungen, bei Verstößen droht ein Bußgeld bis 5.000 €.
Lohnkonto-Belege, die nicht Teil der Buchführung sind, für Lohnzahlungen vor dem 1.1.2007.
Alle bis einschließlich 2006 angefallenen anderen Geschäftspapiere, wie vor dem 1.1.2007 erhaltene Geschäftsbriefe und Kopien der abgegangenen, sonstige vor dem 1.1.2007 entstandene Unterlagen.
Wichtig: Wenn die gewöhnlich 4-jährige Festsetzungsfrist für Steuern des betreffenden Jahres noch nicht abgelaufen ist, besteht die Aufbewahrungspflicht fort. Der Ablauf der Frist beginnt in der Regel mit Ende des Jahres, in dem die Steuererklärung abgegeben wurde. Noch anhängige Klagen, Einsprüche oder eine noch laufende Betriebsprüfung können den Fristablauf verzögern.