Aufgrund der Größe und der Einzelumsatzhäufigkeit kann sich für ein Unternehmen nach dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung die Verpflichtung ergeben, die einzelnen Barverkäufe manuell oder auf einem Datenträger aufzuzeichnen. Das Hessische Finanzgericht (FG) musste darüber entscheiden, ob ein Apotheker, der freiwillig an seiner PC-Kasse die einzelnen Verkäufe aufgezeichnet hat, verpflichtet ist, diese Aufzeichnungen bei einer Betriebsprüfung herauszugeben.
Eine Apothekerin hatte die Bareinnahmen der Apotheke ordnungsgemäß auf Grundlage der Tagesendsummenbons (Z-Bons) festgehalten, die sie täglich in ihr Kassenbuch übertrug. Dies war dann Grundlage ihrer Buchführung. Bei der Betriebsprüfung verlangte der Prüfer von ihr auch die Herausgabe der Daten aus der PC-Kasse mit den Einzelaufzeichnungen zu den Barverkäufen. Die Klägerin weigerte sich, die Daten herauszugeben.
Das FG entschied zu ihren Gunsten. Die Aufforderung des Finanzamtes zur Herausgabe war rechtswidrig, da es keine Rechtsgrundlage hierfür gab. Für die Klägerin, die nicht an andere gewerbliche Unternehmen, sondern nur an Endverbraucher lieferte, bestand nach Handels-, Steuer- oder Berufsrecht keine Verpflichtung zur Aufzeichnung der einzelnen Barverkäufe. Auch heute sei es weder zumutbar noch praktikabel, Einzelaufzeichnungen zu führen, wenn der Unternehmer gegen Barzahlung Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl von Kunden im offenen Ladengeschäft verkaufe. Da die privat erstellte Datei kein Teil der aufzubewahrenden Grundaufzeichnungen sei, müsse sie bei der Betriebsprüfung auch nicht vorgelegt werden.