Im Jahr 2012 hatte der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden, dass Finanzierungskosten (= Zinsen) für Archivräume selbst dann in Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen einfließen dürfen, wenn die Anschaffung oder Herstellung der Räume poolfinanziert war.
Hinweis: Von einer Poolfinanzierung ist die Rede, wenn der Unternehmer seine gesamten liquiden Eigen- und Fremdmittel in einem Pool verwaltet, um daraus sämtliche Aufwendungen seines Geschäftsbetriebs zu finanzieren.
Das Bayerische Landesamt für Steuern (BayLfSt) weist in einer ausführlichen Verfügung darauf hin, dass dieses Urteil allgemein anwendbar ist. Darüber hinaus geht es etlichen Detailfragen zur Rückstellungsberechnung nach. Folgende Aspekte sind hervorzuheben:
Kosten der Poolfinanzierung dürfen nur dann in die Rückstellung einfließen, wenn schon die ursprüngliche Anschaffung oder Herstellung der Archivräume poolfinanziert war. Hat der Unternehmer seine Archivräume durch unmittelbar zuzuordnende Einzelkredite finanziert, kann er den Räumen direkt die Zinsen aus eben jenem Einzelkredit zuordnen.
Nach der BFH-Rechtsprechung besteht die Vermutung, dass sich der auf die Archivräume entfallende Zinsaufwand nach der Fremdkapitalquote des Finanzierungspools im Zeitpunkt der Anschaffung oder Herstellung berechnet. Diese damalige Quote darf der Unternehmer nicht einfach anhand der aktuellen Quote schätzen. Er darf die ursprüngliche Quote aber durch geeignete Berechnungen (z.B. Verlauf der branchenspezifischen Fremdkapitalquote in den letzten Jahren) von der aktuellen Quote ableiten.
Das BayLfSt äußert sich außerdem dazu, wie das Absinken des Fremdkapitalanteils und der Rückgang des Gebäudewerts bei der Rückstellungsberechnung zu berücksichtigen sind. Auch macht es Aussagen zum handelsrechtlichen (Höchst-)Ansatz der Rückstellung.
Hinweis: Die Ausführungen in der Verfügung sind für den Laien nicht ohne weiteres verständlich. Hilfreich ist aber ein Fallbeispiel, in dem das BayLfSt schrittweise die einzelnen Finanzierungskosten berechnet, indem es auf den anteiligen Buchwert der Archivräume, die Fremdkapitalquote und den durchschnittlichen Passivzinssatz zurückgreift.