Im Regelfall entsteht die Umsatzsteuer beim leistenden Unternehmer mit der Leistungsausführung (Sollversteuerung).
Beispiel: Unternehmer U1 erbringt eine Warenlieferung an Unternehmer U2. Die Warenlieferung wird am 23.03.2014 ausgeführt. U2 zahlt den vereinbarten Kaufpreis für die Warenlieferung erst am 10.10.2014. Die Steuer entsteht bei U1 dennoch im Voranmeldungszeitraum 03/2014, da die Leistung im März erbracht wurde.
Für die Steuerentstehung kommt es also nicht auf den Zeitpunkt der Zahlung an. Das Umsatzsteuergesetz sieht jedoch unter bestimmten Voraussetzungen die Genehmigung der sogenannten Istversteuerung vor, und zwar unter anderem dann, wenn der Gesamtumsatz des Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 500.000 € betragen hat. Bei Freiberuflern kann diese Steuervergünstigung auch bei höheren Umsätzen (unbegrenzte Höhe) bewilligt werden.
Allerdings kann das Finanzamt in Ausnahmefällen die Genehmigung der Istversteuerung ablehnen, so die Oberfinanzdirektion Niedersachsen. Zum Beispiel dann, wenn der Steueranspruch gefährdet erscheint. Das kann beispielsweise bei einer drohenden Insolvenz des Unternehmens der Fall sein. Eine Gefährdung des Steueraufkommens liegt aber auch vor, wenn ein Unternehmer Leistungen an nahestehende, vorsteuerabzugsberechtigte Personen erbringt und Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis erteilt, jedoch dann über eine unverhältnismäßig lange Zeit die Entgelte für diese Leistungen nicht gezahlt werden. In diesem Fall kann eine bereits erteilte Genehmigung auch widerrufen werden.
Hinweis: Ein Widerruf für die Vergangenheit ist allerdings nur möglich, wenn der Unternehmer die Genehmigung zur Istversteuerung auf unlautere Weise erlangt hat.