Ein Abzug von Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen nach Reisekostengrundsätzen setzt eine Tätigkeit außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte des Arbeitnehmers voraus. Gleiches gilt für steuerfreie Reisekostenerstattungen durch den Arbeitgeber. Die Frage, wann bei Leiharbeitnehmern Reisekostenerstattungen steuerlich zulässig sind, behandelt eine Verfügung der Oberfinanzdirektion Karlsruhe. Daraus ergibt sich u.a.:
Bei Arbeitnehmern, die typischerweise nur an ständig wechselnden Einsatzstellen eingesetzt werden, liegt eine Dienstreise (Auswärtstätigkeit) vor. Auf die Dauer des Einsatzes beim selben Einsatzort kommt es nicht an, wenn der Arbeitnehmer damit rechnen muss, nach Beendigung der Tätigkeit an anderer Stelle eingesetzt zu werden. Für Verpflegungspauschalen ist jedoch die Dreimonatsfrist zu beachten.
Wird ein Arbeitnehmer einer Zeitarbeitsfirma einem Kunden zeitlich unbefristet überlassen ("bis auf Weiteres"), begründet dies mit der Tätigkeit beim Kunden eine regelmäßige Arbeitsstätte. Reisekostenersatz ist nicht möglich.
Wird ein Arbeitsvertrag auf die Dauer eines bestimmten Auftrages an einem Einsatzort beschränkt, wird dieser sofort zur regelmäßigen Arbeitsstätte. Reisekostenersatz scheidet aus.
Ein unbefristet ausgeliehener Arbeitnehmer kann auch mehrere regelmäßige Arbeitsstellen haben, wenn z.B. der Betrieb des Arbeitgebers und der des Kunden jeweils mindestens einmal pro Woche (ca. 46 Arbeitstage pro Jahr) aufgesucht werden. Insoweit handelt es sich dann nicht um Dienstreisen.