Seit Mitte 2013 können Finanzämter eine sogenannte Lohnsteuer-Nachschau beim Arbeitgeber durchführen, um Sachverhalte aufzuklären, die eine Lohnsteuerpflicht begründen oder zur Änderung der Lohnsteuer führen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat in einem aktuellen Erlass erklärt, welche Möglichkeiten und Grenzen dieses neue Instrument beinhaltet. Die wichtigsten Punkte in der Übersicht:
Die Lohnsteuer-Nachschau ist keine Außenprüfung im Sinne der Abgabenordnung, so dass das Finanzamt keine Prüfungsanordnung erlassen muss; auch einer Schlussbesprechung und eines Prüfungsberichts bedarf es nicht.
Mit der Nachschau soll insbesondere sichergestellt werden, dass der Arbeitgeber die Lohnsteuer (samt Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer etc.) ordnungsgemäß einbehält und abführt. Sie kommt unter anderem in Betracht im Zuge von Einsätzen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit, zur Feststellung der Arbeitgeber- oder Arbeitnehmereigenschaft oder zur Kontrolle, ob der Arbeitgeber die elektronischen Steuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers (z.B. Steuerklasse) abruft und zutreffend anwendet.
Eine Lohnsteuer-Nachschau darf nicht die individuellen steuerlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers aufgreifen, sofern diese für den Lohnsteuerabzug unerheblich sind (z.B. Vermietungseinkünfte des Arbeitnehmers).
Die Finanzämter können ohne Ankündigung mit einer Lohnsteuer-Nachschau beginnen und dabei Grundstücke und Räume der gewerblich oder beruflich tätigen Person betreten. Wohnräume dürfen jedoch nicht aufgesucht werden (nur in Ausnahmefällen, z.B. zur Verhütung dringender Gefahren oder zum Erreichen des häuslichen Arbeitszimmers).
Arbeitgeber müssen dem Finanzamt folgende Unterlagen zugänglich machen: Lohn- und Gehaltsunterlagen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden. Ferner sind sie verpflichtet, erforderliche Auskünfte zu erteilen. Auch Arbeitnehmer unterliegen einer Auskunftspflicht, sie müssen dem Finanzamt die Art und Höhe ihrer bezogenen Einnahmen mitteilen.
Der Arbeitgeber muss einem elektronischen Zugriff auf seine Daten nicht zustimmen. In diesem Fall muss er die angeforderten Unterlagen jedoch in Papierform vorlegen.
Das Finanzamt kann ohne Prüfungsanordnung zu einer Lohnsteuer-Außenprüfung übergehen, muss den Geprüften darüber aber schriftlich in Kenntnis setzen. Dieser Übergang kann sich beispielsweise anbieten, wenn das Amt bei der Nachschau erhebliche Fehler beim Steuerabzug feststellt.