Nach dem sogenannten Abflussprinzip müssen Ausgaben in dem Kalenderjahr abgesetzt werden, in dem sie geleistet worden sind. Für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben wie beispielsweise Umsatzsteuervorauszahlungen gilt jedoch eine Ausnahmeregelung: Sie müssen im Jahr ihrer wirtschaftlichen Zugehörigkeit als Betriebsausgaben abgezogen werden, selbst wenn sie beim Unternehmer schon kurze Zeit vor Beginn oder erst kurze Zeit nach Beendigung dieses Jahres abfließen (= Zeitraum bis zu zehn Tage vor bzw. nach dem Jahreswechsel). So muss etwa eine am 09.01.2015 geleistete Umsatzsteuervorauszahlung für den Zeitraum Dezember 2014 zwingend noch dem Steuerjahr 2014 zugeordnet werden.
Hinweis: Die Abflussregelungen gelten nur für Einnahmenüberschussrechner und nicht für bilanzierende Unternehmer.
Eine aktuelle Weisung der Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen (OFD) zeigt, dass dem Unternehmer ein Betriebsausgabenabzug wegen der abweichenden Zuordnungsregelung für wiederkehrende Ausgaben komplett verloren gehen kann. Betroffen sind die Fälle, in denen das Finanzamt einen Betriebsausgabenabzug im Jahr der Zahlung der Umsatzsteuervorauszahlung aberkennt und der betroffene Unternehmer daraufhin einen Abzug im vorangegangenen Jahr der wirtschaftlichen Zugehörigkeit erreichen will. Nach der OFD-Weisung kann ein Betriebsausgabenabzug mangels einschlägiger Änderungsvorschriften der Abgabenordnung im Vorjahr nicht mehr vorgenommen werden. Im Einzelnen gilt:
Eine Änderung des Steuerbescheids aufgrund neuer Tatsachen kommt regelmäßig nicht in Betracht, da den Unternehmer ein grobes Verschulden am nachträglichen Bekanntwerden der Tatsache trifft.
Eine Änderung nach den Regeln zu widerstreitenden Steuerfestsetzungen ist nicht möglich, unter anderem weil der ursprünglich unterbliebene Abzug im Jahr der wirtschaftlichen Zugehörigkeit nicht auf einer Fehleinschätzung des Finanzamts beruhte, sondern auf der Erklärung des Unternehmers.
Eine Änderung aufgrund offenbarer Unrichtigkeiten scheidet aus, da die falsche Zuordnung der Betriebsausgaben durch den Unternehmer erfolgt ist und der Fehler für das Finanzamt nicht eindeutig erkennbar war.
Hinweis: Bei Einnahmenüberschussrechnern ist also penibel auf die zeitliche Zuordnung von Umsatzsteuervorauszahlungen zu achten, damit ein Betriebsausgabenabzug später nicht aus verfahrensrechtlichen Gründen komplett verloren geht. Keine verfahrensrechtlichen Probleme haben Unternehmer, deren zu ändernde Steuerfestsetzung noch unter dem Vorbehalt der Nachprüfung steht. In diesem Fall können sie die Ausgaben nachträglich korrekt zuordnen, da die Steuerfestsetzung noch „in alle Richtungen“ änderbar ist.