Zum 01.01.2015 haben sich die Steuerregeln für Betriebsveranstaltungen teilweise geändert. Neu ist unter anderem, dass die bisherige Freigrenze von 110 € für Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung in einen Freibetrag von 110 € umgewandelt wurde. Das heißt: Während Zuwendungen früher komplett versteuert werden mussten, wenn sie die 110-€-Marke auch nur geringfügig überschritten, bleiben Vorteile bis zu dieser Höhe seit 2015 stets steuerfrei. Wird die Feier teurer, ist nur der übersteigende Teil Arbeitslohn.
Das Bundesfinanzministerium hat sich ausführlich zur Anwendung der Neuregelungen geäußert. Danach gilt:
Als Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung gelten alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich der Umsatzsteuer. Auch die Kosten für den äußeren Rahmen der Feier wie beispielsweise Aufwendungen für Raumanmietung, Eventmanager und die Erfüllung behördlicher Auflagen zählen dazu.
Auch unübliche Zuwendungen mit einem Wert von über 60 € je Arbeitnehmer müssen ab 2015 bei der Anwendung des 110-€-Freibetrags berücksichtigt werden.
Aus Vereinfachungsgründen dürfen die Steuerregeln für Betriebsveranstaltungen auch auf Leiharbeitnehmer (bei Betriebsveranstaltungen des Entleihers) und Arbeitnehmer anderer konzernangehöriger Unternehmen angewandt werden.
Den Freibetrag von 110 € kann der Arbeitgeber für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr anwenden. Nimmt ein Arbeitnehmer an mehreren Betriebsveranstaltungen teil, ist frei wählbar, für welche beiden Feiern der Freibetrag gelten soll.
Um zu ermitteln, ob und in welcher Höhe eine Betriebsveranstaltung bei den Arbeitnehmern einen steuerpflichtigen Vorteil auslöst, muss der Arbeitgeber zunächst einmal alle relevanten Aufwendungen der Feier zusammenrechnen und dann gleichmäßig auf die Anzahl der anwesenden Teilnehmer aufteilen. Der Teil der Aufwendungen, der auf eine Begleitperson des Arbeitnehmers entfällt, muss ihm als Vorteil zugerechnet werden.
Die Steuerregeln für Betriebsveranstaltungen sind nur auf Veranstaltungen anwendbar, die allen Angehörigen des Betriebs oder Betriebsteils offenstehen (keine hierarchische Beschränkung). Begünstigt sind auch Feiern auf Abteilungsebene, Jubilarfeiern und Pensionärstreffen.
Hinweis: Die Umwandlung der früheren Freigrenze in einen Freibetrag gilt nur im Bereich der Lohn- und Einkommensteuer und hat keine umsatzsteuerlichen Konsequenzen.