Wenn ein Arbeitnehmer eine Monatskarte für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel privat anschafft und auch für dienstliche Fahrten nutzt, kann der Arbeitgeber die Kosten hierfür mitunter ganz oder teilweise steuerfrei erstatten - dies geht aus einem neuen Erlass des Finanzministeriums Berlin hervor. Der Verwaltungsweisung liegt der Fall zugrunde, dass ein Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte am Sitz des Arbeitgebers hat und seine selbst beschaffte Monatsfahrkarte für dienstliche Auswärtstätigkeiten nutzt.
Um die Höhe des maximal steuerfrei erstattungsfähigen Betrags zu ermitteln, muss der Arbeitnehmer zunächst einmal seine monatlichen beruflichen Fahrten aufzeichnen bzw. nachweisen. Aus Vereinfachungsgründen können anschließend die Kosten für die Einzelfahrscheine ermittelt werden, die durch die dienstliche Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel im Gültigkeitszeitraum der Monatskarte entstanden wären. Der errechnete Betrag, maximal jedoch die Anschaffungskosten des Monatstickets, kann anschließend vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Somit sind zwei Varianten denkbar:
Die ersparten Kosten für Einzeltickets sind höher oder genauso hoch wie die Kosten des Monatstickets: Die Ticketkosten können vom Arbeitgeber in voller Höhe steuerfrei erstattet werden.
Die ersparten Kosten für Einzeltickets sind geringer als die Kosten des Monatstickets: Die Ticketkosten können nur bis zur Höhe der ersparten Kosten steuerfrei erstattet werden. Für den übersteigenden Teil der Erstattung muss der Arbeitgeber Lohnsteuer einbehalten.
Hinweis: Nach dem Erlass kann der maximal steuerfrei erstattungsfähige Betrag auch ermittelt werden, indem die dienstlichen Fahrten des Arbeitnehmers in ein Verhältnis zu den gesamten mit dem Monatsticket unternommenen Fahrten gesetzt werden; in Höhe der dienstlichen Quote könnten die Anschaffungskosten dann steuerfrei erstattet werden. Diese Berechnungsvariante erfordert allerdings umfassende Aufzeichnungen über die Nutzung des Monatstickets, so dass die vereinfachte Berechnung über die ersparten Einzelfahrpreise häufig praktikabler sein wird.