Das Finanzamt hat bei einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das beim Unternehmer vorhandene Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Es kann auch verlangen, dass die Daten nach seinen Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihm die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten hierfür hat der Unternehmer zu tragen. Dieser kann nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs eine Rückstellung für diese Aufwendungen zur Anpassung des EDV-Systems an die Grundsätze zum Datenzugriff bilden, wenn an die Verletzung der Verpflichtung Sanktionen geknüpft sind. Diese Möglichkeit wurde im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2009 mit Wirkung ab dem 25.12.2008 geschaffen. Es kann ein Verzögerungsgeld von 2.500 € bis zu 250.000 € festgesetzt werden.
Hierzu weist die Finanzverwaltung darauf hin, dass derartige Rückstellungen erstmals in einem nach dem 24.12.2008 endenden Wirtschaftsjahr gebildet werden können. Bei der Bewertung der Rückstellungen ist zu beachten, dass künftige Aufwendungen, die zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten für ein Wirtschaftsgut führen, nicht berücksichtigt werden.