Wenn Arbeitnehmer dienstlich unterwegs sind, können sie selbstgetragene Reisekosten als Werbungskosten in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen. Folgende Kostenpositionen für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten sind dabei abziehbar:
Fahrtkosten: Nutzt der Arbeitnehmer seinen eigenen Pkw für die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, kann er entweder pauschal 0,30 € pro gefahrenen Kilometer oder die tatsächlich angefallenen Kfz-Kosten geltend machen. Bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel lässt sich der gezahlte Fahrpreis samt Zuschlägen (z.B. für eine Sitzplatzreservierung) absetzen.
Verpflegungsmehraufwendungen: Kosten für Verpflegung werden vom Finanzamt in pauschaler Höhe anerkannt. Für eine eintägige auswärtige Tätigkeit im Inland (ohne Übernachtung) lässt sich eine Verpflegungspauschale von 12 € abziehen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Arbeitnehmer an diesem Tag mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und der regelmäßigen Tätigkeitsstätte entfernt arbeitet. Bei mehrtägigen Auswärtseinsätzen lassen sich für den An- und Abreisetag jeweils 12 € ansetzen, für komplette Abwesenheitstage jeweils 24 €. Die absetzbaren Verpflegungsmehraufwendungen müssen jedoch gekürzt werden, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer während dieser Zeit Mahlzeiten finanziert. Für Auslandsdienstreisen gelten besondere Pauschalsätze.
Unterkunftskosten: Fallen Übernachtungskosten an (z.B. für ein Hotel), lassen sich diese in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abziehen.
Reisenebenkosten: Nebenkosten einer Dienstreise wie beispielsweise Parkplatzgebühren oder Kosten für die Gepäckbeförderung und -aufbewahrung lassen sich ebenfalls in tatsächlicher Höhe in der Einkommensteuererklärung abrechnen.
Hinweis: Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Kosten einer Dienstreise auch lohnsteuerfrei erstatten, soweit der Rahmen der als Werbungskosten abzugsfähigen Aufwendungen nicht überschritten wird.